Datenschutzerklärung

I. Allgemeine Information Plattform

Mit unserer Plattform GovOS bieten wir Körperschaften des öffentlichen Rechts die Möglichkeit, zur Wahrnehmung von öffentlichrechtlichen Aufgaben über unser Portal Informationen zu Behörden und öffentlichen Stellen sowie einen zentralen Zugang zu Formularen und Onlinediensten bereitzustellen, mit denen Verwaltungsverfahren ganz oder teilweise über das Internet abgewickelt werden können.

Als Nutzer erhalten Sie auf dem von uns, der

FJD Information Technologies AG
Kapellenstraße 7
85622 Feldkirchen
E-Mail: briefkasten@fjd.de

nachfolgend: „FJD“ oder „wir/uns etc.“

im telemedienrechtlichen Sinne betriebenen Web-Portal https://bayern.govrz.de/bayern/ (nachfolgend: „GovRZ Bayern“ und/oder „Portal") die Möglichkeit, die von einer Körperschaft des öffentlichen Rechts bereitgestellten Informationen und Formulare abzurufen, herunterzuladen, zu bearbeiten und über unsere Plattform bei der zuständigen Verwaltungseinheit (nachfolgend: „Behörde“) einzureichen. Die Behörde kann die Verwaltungsverfahren auf der Plattform bearbeiten, die vom Nutzer eingereichten Anträge und Erklärungen herunterladen und dem Nutzer Rückmeldungen geben.

Grundsätzlich ist die jeweilige Behörde -ebenso wie die FJD- für die von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten selbst verantwortliche Stelle i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Hinsichtlich des Betriebs und der Nutzung des Portals liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 26 DSGVO vor. Wir haben hierzu mit der jeweiligen Behörde eine Vereinbarung abgeschlossen, mit der die jeweiligen Zuständigkeiten im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit geregelt werden (s. hierzu VI Gemeinsame Verantwortung).

Beim Zugriff auf die von der jeweiligen Behörde bereitgestellten Verfahren, Informationen und Formulare, erhalten Sie zusätzliche und spezifische Informationen zur behördenseitigen Verarbeitung personenbezogener Daten sowie deren Schutz.

Im Folgenden informieren wir gemäß Art. 13 DSGVO über die allgemeine Erhebung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Plattform. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Bugl & Kollegen Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Sedanstraße 7
93055 Regensburg
E-Mail: kontakt@buglundkollegen.de

II. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft gem. Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung oder Löschung gem. Art. 16, 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Die zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen finden Sie unter folgendem Link.

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

III. Aufruf der Plattform

Bei der rein informatorischen Nutzung der Plattform, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Plattform betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Plattform anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browser
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware.

Wir erheben und speichern diese Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses für eine begrenzte Zeit, um im Falle unzulässiger Zugriffe bzw. Zugriffsversuche auf hiesige Server, eine Herleitung zu personenbezogenen Daten zu veranlassen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

IV. Registrierung auf unserer Plattform

a. Art und Zweck der Verarbeitung

Bei der Registrierung für die Nutzung unserer personalisierten Leistungen werden einige personenbezogene Daten erhoben, wie Name, Anschrift, Kontakt- und Kommunikationsdaten (z. B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse). Sind Sie bei uns registriert, können Sie auf Inhalte und Leistungen zugreifen, die wir nur registrierten Nutzern auf der Grundlage der mit diesen vereinbarten Nutzungsbedingungen anbieten. Angemeldete Nutzer haben zudem die Möglichkeit, bei Bedarf die bei Registrierung angegebenen Daten jederzeit zu ändern oder zu löschen. Selbstverständlich erteilen wir Ihnen darüber hinaus jederzeit Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten.

b. Rechtliche Grundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage der mit Ihnen -dem Nutzer- getroffenen Nutzungsvereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie aufgrund der im Einzelfall von der jeweiligen Behörde übertragenen Aufgaben des öffentlichen Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO).

c. Datenkategorien

In der Regel werden Kontaktinformationen wie z.B. Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erfasst. Abhängig vom konkreten Antragsformular können weitere Kategorien hinzukommen.

d. Empfänger

Empfänger der Daten sind neben der (mit-)verantwortlichen Behörde, interne Mitarbeiter und ggf. Auftragsverarbeiter, die für den Betrieb und die Wartung unserer Plattform tätig werden.

e. Speicherfristen

Daten werden in diesem Zusammenhang nur verarbeitet, solange die entsprechende vertragliche Vereinbarung vorliegt. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Zur Kontaktaufnahme in diesem Zusammenhang nutzen Sie bitte die am Anfang dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.

f. Gesetzliche / vertragliche Erfordernis

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig, allein auf Basis Ihrer Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen. Ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten können wir Ihnen keinen Zugang auf unsere angebotenen Inhalte und Leistungen gewähren.

g. Drittstaatentransfer

Die Verarbeitung erfolgt nicht außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR).

h. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling bei dieser Datenverarbeitung.

V. Technisch notwendige Cookies

(1) Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserer Plattform Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen.

(2) Wir unterscheiden zwei Kategorien von Cookies: (a) essentielle Cookies, ohne die die Funktionalität unserer Plattform eingeschränkt wäre und (b) optionale Cookies für Zwecke der Plattform-Analyse und des Marketings.

Die Verwendung von optionalen Cookies wird auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) gestützt.

Da auf unserer Plattform keine optionalen Cookies eingesetzt werden, entfällt eine Einwilligung. Die Verwendung der essentiellen (notwendigen) Cookies wird auf das berechtigte Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt.

VI. Gemeinsame Verantwortung

Hinsichtlich des Betriebs und der Nutzung des Portals liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 26 DSGVO vor. Wir haben hierzu mit der jeweiligen Behörde (die bei Zugriff auf die von ihr bereitgestellten Verfahren, Informationen und Formulare als verantwortliche Stelle benannt wird) eine Vereinbarung abgeschlossen, mit der die jeweiligen Zuständigkeiten im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit wie folgt geregelt werden:

(1) Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist FJD für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Maßgabe der vom Nutzer anzuerkennenden Nutzungsbedingungen bei folgenden Vorgängen (Wirkbereich A) zuständig:

• Registrierung im Portal
• Eingabe von Antragsdaten
• Temporäre Speicherung der Antragsdaten für die Bereitstellung
• Bereitstellung der Antragsdaten für den Antragsteller und Behörde
• Bereitstellung einer Kommunikationsmöglichkeit zwischen Behörde und dem Antragsteller
• Bearbeitung von über das Kontaktformular gestellten Anfragen
• Analyse von Log-Dateien zur Fehlersuche

FJD verarbeitet die Anfragen der Nutzer (d.h. sie erhebt Daten und übermittelt diese an die zuständige Behörde) sowie die Dokumente (d. h. sie bewahrt sie auf und regelt den Zugang zu ihnen, z. B. durch Herunterladen) für weitergehende Zwecke (Unterstützung von elektronischen Behördendiensten), die sich von den Zwecken unterscheiden, zu denen die Daten von den einzelnen Behörden (weiter-)verarbeitet werden.

Gegenstand der Verarbeitung durch FJD, deren Rechtsgrundlage der mit den Nutzern vereinbarte Nutzungsvertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO ist, sind die Datenarten/-kategorien, die Gegenstand der jeweiligen Nutzung des Portals sind.

(2) Die Behörde bestimmt im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit, welche Leistungen und verwaltungsrechtliche Verfahren sie den Nutzern über das Portal zur Verfügung stellt. Sie entscheidet insbesondere darüber (Wirkbereich B):

• welche personenbezogenen Daten von den Nutzern erhoben werden,
• wie Unterlagen einzureichen sind (Inhalt, Form und Fristen),
• ob hierzu die Einrichtung eines Benutzerkontos im Portal erforderlich ist und
• ob die einzureichenden Unterlagen signiert, mit elektronischem Personalausweis oder ohne Überprüfung der Antragsteller/innen eingereicht werden können,
• sowie bei Bedarf über die Bereitstellung und Abwicklung von Online-Zahlungen über die von ihr einzusetzenden Zahlungsdienstleister.

Gegenstand der Verarbeitung durch die Behörde, deren Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO ist, sind die -nach alleiniger Maßgabe von der Behörde- erhobenen Datenarten/-kategorien, deren Verarbeitung auf einer verwaltungsrechtlichen Erlaubsnistatbestand beruht und die von der Art des betreffenden Verwaltungsverfahrens abhängig sind.

(3) Betroffene Personen können die ihnen aus Art. 15 bis 22 DSGVO zustehenden Rechte im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit gegenüber beiden Verantwortlichen geltend machen. Sie erhalten die Auskunft grundsätzlich von dem Verantwortlichen, bei dem die Anfrage gestellt wurde. Die gemeinsamen Verantwortlichen informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachte Rechte. Sie stellen einander sämtliche für die Beantwortung von Auskunftsersuchen notwendigen Informationen zur Verfügung.